結論を書く
内定辞退の連絡であることを先に書きます。
内定辞退メールの作成ステップ
迷わず、必要事項だけを入れます。
お礼を入れる
内定や選考への感謝を伝えます。
理由は薄く
詳細を書きすぎず、慎重に検討した結果に留めます。
お詫びを書く
時間をいただいたことへのお詫びを入れます。
送信前チェック
社名、担当者名、敬称を確認します。
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コピー用文例
宛先や状況に近い文例を選びます。
採用担当向け
慎重に検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
電話後メール
先ほどお電話でもお伝えしましたとおり、内定を辞退させていただきます。
理由を薄める
今後のキャリアを総合的に検討した結果、と表現します。
表現の比較（OK表現 / NG表現）
失礼に見えやすい言い方を避けます。
| 場面 | OK表現 | NG表現 | 解説 |
|---|---|---|---|
| 結論 | 内定を辞退させていただきたくご連絡しました。 | 今回はやめます。 | 丁寧に結論を書く。 |
| お礼 | 内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 | どうもです。 | 選考への感謝を入れる。 |
| 理由 | 慎重に検討した結果 | 他社に行きます。 | 必要以上に詳しく書かない。 |
| 締め | 貴社のご発展をお祈り申し上げます。 | では。 | 最後まで丁寧に。 |
NG表現（避けたい表現）
- 理由を詳しく書きすぎる
- 辞退の結論を後回しにする
- 社名や担当者名を間違える
送信前チェック
最後にここだけ確認してから送ります。
| 確認 | 見るポイント | OKの目安 |
|---|---|---|
| 宛名・敬称 | 社名、部署名、担当者名、様/さん/各位 | 相手に失礼がない |
| 日付・期限 | 候補日時、締切、曜日、返信期限 | 本文と件名で矛盾がない |
| 要件 | 相手に何をしてほしいか | 一文で説明できる |
| 添付・リンク | 資料、URL、フォルダ場所 | 開ける状態になっている |
文例を選ぶ
依頼文は、相手にしてほしい行動、期限、判断材料を分けて書くと、返信率が上がります。
社内申請勤怠連絡お礼依頼・相談お詫び
そのまま使える例文
件名、宛名、期限だけ置き換えれば使える形です。
件名：ご確認のお願い 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 下記の件につきまして、ご確認・ご対応をお願いできますでしょうか。 可能でしたら〇月〇日（〇）までにご確認いただけますと幸いです。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□ □□コピーして整える
NG表現を避ける
避けたい表現
ご確認ください
早めにお願いします
とりあえず共有します
置き換え例
ご確認いただけますと幸いです
〇月〇日（〇）までにご対応をお願いします
まずは〇〇の判断材料として共有します
確認日と公式参考リンク
更新日：2026年7月27日送信前の判断フロー
社内ルール確認就業規則、申請方法、担当窓口を先に見ます。
理由は短く必要以上に事情を書かず、用件が伝わる形にします。
送信前チェック日付、宛先、締切、添付漏れを見直します。
迷う場合は就業規則や担当窓口を確認してください。法律や社内制度の判断が必要な内容は、公式情報と社内ルールを優先します。