感謝を書く
引き止めや配慮へのお礼を先に入れます。
退職引き止めの断り方の作成ステップ
迷わず、必要事項だけを入れます。
意思を伝える
退職意思は変わらないと短く書きます。
理由は長くしない
詳細な反論は避けます。
引き継ぎを書く
残期間の対応姿勢を示します。
送信前チェック
感情的な表現がないか見ます。
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コピー用文例
宛先や状況に近い文例を選びます。
上司向け
ご配慮いただきありがとうございます。慎重に考えた結果、退職の意思は変わりません。
角が立たない
大変ありがたいお話ではありますが、今回は当初の意向どおり進めさせてください。
引き継ぎ重視
残りの期間で、引き継ぎを責任を持って進めます。
表現の比較（OK表現 / NG表現）
失礼に見えやすい言い方を避けます。
| 場面 | OK表現 | NG表現 | 解説 |
|---|---|---|---|
| 感謝 | ご配慮いただきありがとうございます。 | でも無理です。 | まず感謝を示す。 |
| 意思 | 退職の意思は変わりません。 | 絶対辞めます。 | 強いが丁寧に。 |
| 理由 | 慎重に考えた結果 | 会社が嫌なので | 反論を増やさない。 |
| 引き継ぎ | 責任を持って進めます。 | あとはお願いします。 | 最後まで姿勢を示す。 |
NG表現（避けたい表現）
- 相手の提案を否定する
- 感情的な不満を書く
- 引き継ぎに触れない
送信前チェック
最後にここだけ確認してから送ります。
| 確認 | 見るポイント | OKの目安 |
|---|---|---|
| 宛名・敬称 | 社名、部署名、担当者名、様/さん/各位 | 相手に失礼がない |
| 日付・期限 | 候補日時、締切、曜日、返信期限 | 本文と件名で矛盾がない |
| 要件 | 相手に何をしてほしいか | 一文で説明できる |
| 添付・リンク | 資料、URL、フォルダ場所 | 開ける状態になっている |
文例を選ぶ
依頼文は、相手にしてほしい行動、期限、判断材料を分けて書くと、返信率が上がります。
社内申請勤怠連絡お礼依頼・相談お詫び
そのまま使える例文
件名、宛名、期限だけ置き換えれば使える形です。
件名：ご確認のお願い 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。 下記の件につきまして、ご確認・ご対応をお願いできますでしょうか。 可能でしたら〇月〇日（〇）までにご確認いただけますと幸いです。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□ □□コピーして整える
NG表現を避ける
避けたい表現
ご確認ください
早めにお願いします
とりあえず共有します
置き換え例
ご確認いただけますと幸いです
〇月〇日（〇）までにご対応をお願いします
まずは〇〇の判断材料として共有します
確認日と公式参考リンク
更新日：2026年7月27日送信前の判断フロー
社内ルール確認就業規則、申請方法、担当窓口を先に見ます。
理由は短く必要以上に事情を書かず、用件が伝わる形にします。
送信前チェック日付、宛先、締切、添付漏れを見直します。
迷う場合は就業規則や担当窓口を確認してください。法律や社内制度の判断が必要な内容は、公式情報と社内ルールを優先します。